UDM | Personalprognose BF — Konzept-Entwurf

Ausgangslage: der heutige Datenweg

Die Excel-Datei stellt monatlich die Personalbestände aus SAP (Sicht der Personalabteilung) und Perdis (operative Sicht BF-D) gegenüber. Sie schreibt den Bestand des Fahrdienstes in die Zukunft fort. Die fachliche Logik funktioniert. Der Aufwand steckt in den Datenwegen.

Heute

SAP / PSDI Excel-Export monatlich Einfügen von Hand

Perdis Berichte auf Netzlaufwerk Übertragen von Hand

Personalabteilung E-Mail je Einstellung / Austritt Abtippen

Springer, Arbeitszeit, Fahrschule: Zellenpflege

Excel-Datei Personalprognose Weitergabe an die Beteiligten

Jeder gestrichelte Kasten ist ein Arbeitsschritt, der nur Daten transportiert. Die Datei ist so aktuell wie ihr letzter Pflegetag, und das Wissen dazu liegt bei wenigen Personen.

Zielbild

SAP / PSDI automatische Übernahme UDM

Perdis automatische Übernahme UDM

Planung BF / P Erfassung direkt in UDM UDM

UDM Prognose-Ansicht, Kennzahlen, Benachrichtigungen

Die Daten fließen direkt von der Quelle in die Auswertung. Erfasst wird nur noch, was echte Planung ist. Alle Beteiligten sehen dasselbe, laufend aktuelle Bild.

Die Leitidee: Fakten statt Zellen

Die Excel speichert überall bereits verrechnete Zahlen, zum Beispiel „+5 Einstellungen im April“. UDM speichert stattdessen die Fakten dahinter. Alle Kennzahlen werden daraus berechnet.

Bestände kommen aus den Quellsystemen. Bewegungen sind Ereignisse mit Status. Kennzahlen werden berechnet, nie gepflegt.

Bestände aus der Quelle

Der Personalbestand kommt personenscharf aus SAP/PSDI, der operative Bestand aus Perdis. Springer, Abordnungen und Overhead stecken bereits als Kennzeichen in diesen Daten. Die Summenzeilen der Excel werden zu automatischen Auswertungen.

Bewegungen als Ereignisse

Einstellung, Austritt, Arbeitszeitänderung, Springer-Wechsel: jedes Ereignis hat einen Wirkungsmonat und einen Status, geplant oder bestätigt. Tritt die Realität ein, wechselt der Status. Nichts wird überschrieben, alles bleibt nachvollziehbar.

Kennzahlen berechnet

Die Fortschreibung in den Folgemonat, die drei Unter-/Überbestand-Werte und der Abgleich zwischen BF-D und P entstehen durch Rechnung aus Beständen und Ereignissen. Die typischen Datei-Risiken wie verrutschte Formeln oder vergessene Zellen entfallen.

Welche Arbeitsschritte entfallen

Der Maßstab dieses Konzepts ist nicht „Excel nachbauen“. Der Maßstab ist: Welcher heutige Schritt trägt fachlichen Wert, und welcher transportiert nur Daten? Die Transportschritte entfallen.

PSDI-Datei monatlich exportieren und einarbeiten

Direkter Lesezugriff auf die SAP-Daten. Sobald die DVG-IT einen Lesezugriff bereitstellt, übernimmt UDM neue Stände selbstständig, auf Wunsch täglich.

Perdis-Berichte vom Netzlaufwerk übertragen

Direkte Anbindung an Perdis. Sofern die Installation einen Zugriff erlaubt, fließen Bestand und Bedarf ohne Zwischendatei ein.

E-Mails der Personalabteilung lesen und abtippen

UDM kann Veränderungen selbst erkennen. Das Konzept sieht einen Vergleich der Datenstände vor: Er zeigt neue Mitarbeitende, gesetzte Austrittsdaten und geänderte Arbeitszeiten. Das Austrittsdatum steht heute schon in den PSDI-Daten.

Bewegungen je Monat von Hand verrechnen

Ereignisse statt Deltas. Erfasst wird nur noch die Planung für die Zukunft. Eingetretene Bewegungen bestätigt das System aus den Quelldaten.

Fahrschul-Zählzeilen und Ausbilder-Liste pflegen

Lehrgänge als eigene Verwaltung. Beginn, Ende, Teilnehmer und Ausbilder werden einmal gepflegt. Alle Zählwerte und der Übergang in den Fahrdienst ergeben sich daraus. Ausbilder-Engpässe werden prüfbar.

Excel-Datei an die Beteiligten weitergeben

Ein gemeinsames Live-Bild mit Rechten. P, BF-D und Führung sehen dieselben Zahlen. Wer weiterhin eine Excel braucht, erhält sie automatisch erzeugt.

Was die Ablösung bringt

Der Nutzen zeigt sich an zwei Stellen unterschiedlich: am Schreibtisch derer, die die Prognose pflegen, und am Tisch derer, die mit ihr entscheiden. Beide Spalten beschreiben das Zielbild mit angebundenen Quellsystemen (Stufe 2); Stufe 1 liefert davon bereits das gemeinsame Bild und die geprüfte Erfassung.

Für die tägliche Arbeit

Sachbearbeitung und Datenpflege

Heute beginnt jeder Monat mit Zusammentragen: Export einarbeiten, Berichte übertragen, Mitteilungen abtippen. Dieser Teil der Arbeit verschwindet.

Die Zahlen sind schon da. Bestände und Bewegungen kommen von selbst aus SAP und Perdis. Die Fachleute prüfen und ergänzen, statt zu übertragen.
Weniger Fehlerquellen. Keine verrutschte Formel nach dem Zeileneinfügen, keine vergessene Zelle. Jede Eingabe wird beim Erfassen geprüft.
Erfassen dauert Minuten. Ein Austritt oder ein neuer Lehrgang ist ein kurzer Dialog mit klaren Feldern, kein Suchen in der richtigen Spalte des richtigen Blatts.
Änderungen sind nachvollziehbar. Wer wann was erfasst oder geändert hat, ist dokumentiert. Kennzahlen folgen festen, hinterlegten Regeln statt versteckter Formeln.
Urlaub ohne Übergabeliste. Der Prozess steckt im System, nicht in einer Datei und ihrem Kopf. Vertretung kann sofort weiterarbeiten.

Für die Bereichsleitung

Steuerung und Entscheidung

Ein Fahrer, der heute fehlt, wurde vor Monaten nicht eingestellt. Personalplanung im Fahrdienst lebt vom Vorlauf. Genau dort setzt UDM an.

Entscheiden auf aktuellen Zahlen. Das Lagebild ist tagesaktuell statt vom letzten Pflegetermin. Veränderungen sind sichtbar, sobald sie in den Quellsystemen stehen.
Frühwarnung statt Überraschung. UDM meldet sich, wenn der prognostizierte Bestand eine Schwelle unterschreitet. So bleibt Zeit für Einstellungen und Lehrgänge, bevor die Lücke im Dienstplan ankommt.
Eine Zahlenbasis für alle. P und BF-D arbeiten auf demselben Stand. Die Klärung von Abweichungen beginnt mit denselben Zahlen.
Der Prozess hängt nicht mehr an Einzelnen. Heute steht und fällt die Prognose mit einer Datei und dem Wissen weniger Personen. Künftig trägt das System den Prozess, mit Rechten und Vertretungsregeln.
Planungsqualität wird messbar. Eingefrorene Monatsstände zeigen rückblickend, wie gut Prognose und Realität zusammenpassen. Daraus werden die Erfahrungswerte von Jahr zu Jahr besser.
Die Investition zahlt mehrfach. Datenmodell, Anbindungen und Ansichten sind Plattform-Bausteine. Der nächste Bereich mit ähnlichem Bedarf startet nicht bei null.

So sieht die Abbildung in UDM aus

Die vertraute Ansicht bleibt: eine Matrix mit Kennzahlen in den Zeilen und Monaten in den Spalten. Sie wird aber zur reinen Anzeige. Dahinter liegt ein klares Datenmodell.

Personalbestand aus SAP/PSDI

Personenscharfe Monatsstände mit Planstelle, Beschäftigungsgrad, Kennzeichen für Springer, Abordnung und Overhead. Grundlage aller Bestandskennzahlen.

Operativer Bestand und Bedarf aus Perdis

Ist-Bestand des Fahrdienstes und rechnerischer Bedarf, getrennt nach Straßenbahn und Bus. Beides fließt ein, ab Stufe 2 automatisch.

Personalereignisse geplant / bestätigt

Einstellungen, Austritte, Arbeitszeitänderungen, Springer-Wechsel und Abordnungen mit Wirkungsmonat. Geplante Ereignisse tragen die Prognose, bestätigte kommen aus den Quelldaten.

Lehrgänge und Ausbilder

Fahrschul-Lehrgänge mit Laufzeit, Teilnehmern und Ausbildern. Daraus entstehen die Fahrschul-Kennzahlen und die Ausbilder-Auslastung.

Prognose-Matrix berechnet

Die gewohnte Monatsübersicht als UDM-Ansicht: Bestände, Bewegungen, Fortschreibung und Unter-/Überbestand je Monat. Dazu Kennzahl-Karten und Verlaufsdiagramme für den schnellen Blick.

Aktive Benachrichtigung

UDM meldet sich von selbst, zum Beispiel wenn der prognostizierte Unterbestand eine Schwelle überschreitet. Die Klärung von Abweichungen zwischen BF-D und P wird eine nachverfolgbare Aufgabe statt eines Zurufs.

Der Weg dorthin: drei Stufen

Jede Stufe ist für sich nutzbar und baut auf der vorherigen auf. Das Tempo bestimmt die DVG.

Stufe 1 · Konsolidierung

Ein gemeinsames Bild

Datenmodell, Prognose-Matrix und Erfassungsdialoge in UDM. Die Quelldaten kommen zunächst wie gewohnt als Datei und werden per Import-Assistent übernommen, mit Protokoll und Rückgängig-Funktion.

Sofort startklar, ohne Abhängigkeit von Systemzugängen. Historie, Rechte und ein Stand für alle.

Stufe 2 · Automatisierung

Die Datenlogistik verschwindet

Direkte Anbindung an SAP/PSDI und Perdis. UDM übernimmt neue Stände selbstständig und erkennt Bewegungen durch Datenvergleich. Exporte, Netzlaufwerk-Dateien und Mitteilungs-Mails entfallen. Voraussetzung sind Lesezugänge zu den Quellsystemen, siehe Klärungspunkte.

Tagesaktuell statt monatlich. Kein Abtippen mehr. Der größte Aufwandshebel des Konzepts.

Stufe 3 · Prozessführung

UDM führt den Prozess

Lehrgangs- und Maßnahmenverwaltung, Bedarfsrechnung in UDM, Klärungs-Workflow zwischen BF-D und P, Schwellwert-Meldungen und eingefrorene Monatsstände für den Rückblick auf die Prognosegüte.

Aus dem Berichtswerkzeug wird das führende System der Personalplanung im Fahrdienst.

Was in der Hand der Fachbereiche bleibt

Das Ziel ist nicht, Menschen aus dem Prozess zu nehmen. Das Ziel ist, dass die Fachleute entscheiden statt übertragen.

Planung und Annahmen

Erwartete Einstellungen, geplante Lehrgänge, Maßnahmen und begründete Einzelkorrekturen werden in schlanken Dialogen erfasst. Jede Eingabe ist validiert und nachvollziehbar.

Kontrolle über die Automatik

Automatisch erkannte Veränderungen können auf Wunsch erst nach Sichtung durch die Personalabteilung gelten. Ob mit oder ohne Freigabeschritt, entscheidet die DVG.

Klärungspunkte für den gemeinsamen Termin

Diese Fragen entscheiden über Zuschnitt und Reihenfolge. Keine davon blockiert den Start von Stufe 1.

Zugänge zu den Quellsystemen

SAP/PSDI: Ist ein lesender Zugriff auf die Planstellen-Sicht möglich, etwa per Datenbank oder Standardschnittstelle? Das ist der größte Einzelhebel für Stufe 2 und vor allem eine organisatorische Frage an die DVG-IT.
Perdis: Welche Zugriffswege erlaubt die Installation bei der DVG, zum Beispiel Lesezugriff auf die Datenbank oder eine Exportschnittstelle? Gegebenenfalls ist das eine Vertragsfrage mit dem Hersteller.
Übergangsweise: Falls Direktzugriff dauert, kann ein überwachter Ablage-Ordner die Dateien automatisch entgegennehmen. Der manuelle Import bleibt als einfachster Einstieg.

Datenschutz und Rollen

Personenbezug: Dürfen Namen und Personalnummern aus PSDI in UDM geführt werden, oder nur Summenwerte? Danach richtet sich das Berechtigungs- und Löschkonzept.
Wer pflegt was: Erfassen Personalabteilung und BF-D künftig direkt in UDM, jeweils mit eigener Rolle? Erst dann kann der Mail-Weg vollständig entfallen.

Fachliche Festlegungen

Geltungsbereich: Starten wir mit BF-D Fahrdienst, und welche Bereiche folgen? Bleiben Straßenbahn und Bus durchgängig getrennte Sichten?
Springer-Bewertung: Bleibt die pauschale Hälfte je Springer, oder rechnen wir mit dem tatsächlichen Beschäftigungsgrad aus den PSDI-Daten?
Monatslogik: Wenn Daten täglich kommen: Welcher Stichtag definiert den Monatswert, und gibt es einen ausdrücklichen Monatsabschluss?
Prognosegüte: Sollen Monatsstände eingefroren werden, damit sich Prognose und Realität rückblickend vergleichen lassen? In der heutigen Datei werden Prognosewerte überschrieben, sobald Ist-Zahlen vorliegen.
Erfahrungswerte: Wie entstehen die geplanten Einstellungs- und Austrittszahlen? Als feste Planwerte oder als Regel, etwa aus dem Durchschnitt der letzten zwölf Monate?
Sonderfälle der Datei: Einige Formeln enthalten Ausnahmen und Korrekturzeilen. Welche davon sind bewusste fachliche Regeln, welche sind Behelfe, die entfallen dürfen?

Ansprechpartner

Holger Kammerer

kammerer.it · UDM Universal Data Management