UDM | Personalprognose BF · Konzept-Entwurf

Ausgangslage: Der heutige Datenweg

Die Excel-Datei stellt monatlich die Personalbestände aus SAP (Sicht der Personalabteilung) und Perdis (operative Sicht BF-D) gegenüber. Sie schreibt den Bestand des Fahrdienstes in die Zukunft fort. Die fachliche Logik funktioniert. Der Aufwand steckt in den Datenwegen.

Heute

SAP / PSDI Excel-Export monatlich Einfügen von Hand

Perdis Berichte auf Netzlaufwerk Übertragen von Hand

Personalabteilung E-Mail je Einstellung / Austritt Abtippen

Springer, Arbeitszeit, Fahrschule: Zellenpflege

Excel-Datei Personalprognose Weitergabe an die Beteiligten

Jeder gestrichelte Kasten ist ein Arbeitsschritt, der nur Daten transportiert. Die Datei ist so aktuell wie ihr letzter Pflegetag, und das Wissen dazu liegt bei wenigen Personen.

Zielbild

SAP / PSDI automatische Übernahme UDM

Perdis automatische Übernahme UDM

Planung BF / P Erfassung direkt in UDM UDM

UDM Prognose-Ansicht, Kennzahlen, Benachrichtigungen

So sieht Stufe 2 aus, sobald Lesezugänge zu den Quellsystemen bereitstehen. Die Daten fließen direkt von der Quelle in die Auswertung, erfasst wird nur noch, was echte Planung ist. Alle Beteiligten sehen dasselbe, laufend aktuelle Bild.

Die Leitidee: Fakten statt Zellen

Die Excel speichert überall bereits verrechnete Zahlen, zum Beispiel „+5 Einstellungen im April“. UDM speichert stattdessen die Fakten dahinter. Alle Kennzahlen werden daraus berechnet.

Bestände kommen aus den Quellsystemen. Bewegungen sind Ereignisse mit Status. Kennzahlen werden berechnet, nie gepflegt.

Bestände aus der Quelle

Der Personalbestand kommt personenscharf aus SAP/PSDI, der operative Bestand aus Perdis. Springer-, Abordnungs- und Overhead-Kennzeichen stehen bereits in den PSDI-Ständen; ob SAP sie führt, ist Klärungspunkt. Die Summenzeilen der Excel werden zu automatischen Auswertungen.

Bewegungen als Ereignisse

Einstellung, Austritt, Arbeitszeitänderung, Springer-Wechsel: jedes Ereignis hat einen Wirkungsmonat und einen Status, geplant oder bestätigt. Tritt die Realität ein, wechselt der Status. Nichts wird überschrieben, alles bleibt nachvollziehbar.

Kennzahlen berechnet

Die Fortschreibung in den Folgemonat, die drei Unter-/Überbestand-Werte und der Abgleich zwischen BF-D und P entstehen durch Rechnung aus Beständen und Ereignissen. Die typischen Datei-Risiken wie verrutschte Formeln oder vergessene Zellen entfallen.

Welche Arbeitsschritte entfallen

Der Maßstab dieses Konzepts ist nicht „Excel nachbauen“. Der Maßstab ist: Welcher heutige Schritt trägt fachlichen Wert, und welcher transportiert nur Daten? Die Transportschritte entfallen.

PSDI-Datei monatlich exportieren und einarbeiten

Direkter Lesezugriff auf die SAP-Daten. Sobald die DVG-IT einen Lesezugriff bereitstellt, übernimmt UDM neue Stände selbstständig, auf Wunsch täglich.

Perdis-Berichte vom Netzlaufwerk übertragen

Direkte Anbindung an Perdis. Sofern die Installation einen Zugriff erlaubt, fließt der Ist-Bestand ohne Zwischendatei ein. Den Bedarf liefert weiterhin die BF-D-Berechnung.

E-Mails der Personalabteilung lesen und abtippen

UDM kann Veränderungen selbst erkennen. Das Konzept sieht einen Vergleich der Datenstände vor: Er zeigt neue Mitarbeitende, gesetzte Austrittsdaten und geänderte Arbeitszeiten. Das Austrittsdatum steht heute schon in den PSDI-Daten.

Bewegungen je Monat von Hand verrechnen

Ereignisse statt Deltas. Erfasst wird nur noch die Planung für die Zukunft. Eingetretene Bewegungen bestätigt das System ab Stufe 2 aus den Quelldaten.

Fahrschul-Zählzeilen und Ausbilder-Liste pflegen

Lehrgänge in der UDM-Schulungsverwaltung, die bereits entsteht. Beginn, Ende, Teilnehmer und Ausbilder werden einmal gepflegt. Alle Zählwerte und der Übergang in den Fahrdienst ergeben sich daraus. Ausbilder-Engpässe werden prüfbar.

Excel-Datei an die Beteiligten weitergeben

Ein gemeinsames Live-Bild mit Rechten. P, BF-D und Führung sehen dieselben Zahlen. Wer weiterhin eine Excel braucht, erhält sie automatisch erzeugt.

Was die Ablösung bringt

Der Nutzen zeigt sich an zwei Stellen unterschiedlich: am Schreibtisch derer, die die Prognose pflegen, und am Tisch derer, die mit ihr entscheiden. Beide Spalten beschreiben das Zielbild mit angebundenen Quellsystemen (Stufe 2); Stufe 1 liefert davon bereits das gemeinsame Bild und die geprüfte Erfassung.

Für die tägliche Arbeit

Sachbearbeitung und Datenpflege

Heute beginnt jeder Monat mit Zusammentragen: Export einarbeiten, Berichte übertragen, Mitteilungen abtippen. Dieser Teil der Arbeit verschwindet.

Die Zahlen sind schon da. Bestände und Bewegungen kommen von selbst aus SAP und Perdis. Die Fachleute prüfen und ergänzen, statt zu übertragen.
Weniger Fehlerquellen. Keine verrutschte Formel nach dem Zeileneinfügen, keine vergessene Zelle. Jede Eingabe wird beim Erfassen geprüft.
Erfassen dauert Minuten. Eine Planungsannahme oder ein neuer Lehrgang ist ein kurzer Dialog mit klaren Feldern, kein Suchen in der richtigen Spalte des richtigen Blatts.
Änderungen sind nachvollziehbar. Wer wann was erfasst oder geändert hat, ist dokumentiert. Kennzahlen folgen festen, hinterlegten Regeln statt versteckter Formeln.
Urlaub ohne Übergabeliste. Der Prozess steckt im System, nicht in einer Datei und im Wissen Einzelner. Vertretung kann sofort weiterarbeiten.

Für die Bereichsleitung

Steuerung und Entscheidung

Ein Fahrer, der heute fehlt, wurde vor Monaten nicht eingestellt. Personalplanung im Fahrdienst lebt vom Vorlauf. Genau dort setzt UDM an.

Entscheiden auf aktuellen Zahlen. Das Lagebild ist tagesaktuell statt vom letzten Pflegetermin. Veränderungen sind sichtbar, sobald sie in den Quellsystemen stehen.
Frühwarnung statt Überraschung. UDM meldet sich, wenn der prognostizierte Bestand eine Schwelle unterschreitet. So bleibt Zeit für Einstellungen und Lehrgänge, bevor die Lücke im Dienstplan ankommt.
Eine Zahlenbasis für alle. P und BF-D arbeiten auf demselben Stand. Die Klärung von Abweichungen beginnt mit denselben Zahlen.
Der Prozess hängt nicht mehr an Einzelnen. Heute steht und fällt die Prognose mit einer Datei und dem Wissen weniger Personen. Künftig trägt das System den Prozess, mit Rechten und Vertretungsregeln.
Planungsqualität wird messbar. Eingefrorene Monatsstände zeigen rückblickend, wie gut Prognose und Realität zusammenpassen. Daraus werden die Erfahrungswerte von Jahr zu Jahr besser.
Die Investition zahlt mehrfach. Datenmodell, Anbindungen und Ansichten sind Plattform-Bausteine. Der nächste Bereich mit ähnlichem Bedarf startet nicht bei null.

So sieht die Abbildung in UDM aus

Die vertraute Ansicht bleibt: eine Matrix mit Kennzahlen in den Zeilen und Monaten in den Spalten. Sie wird aber zur reinen Anzeige. Dahinter liegt ein klares Datenmodell.

Personalbestand aus SAP/PSDI

Personenscharfe Monatsstände mit Planstelle, Beschäftigungsgrad, Kennzeichen für Springer, Abordnung und Overhead. Grundlage aller Bestandskennzahlen.

Operativer Bestand und Bedarf aus Perdis / BF-D

Ist-Bestand des Fahrdienstes aus Perdis, der rechnerische Bedarf aus der BF-D-eigenen Berechnung, getrennt nach Straßenbahn und Bus. Beides fließt ein, ab Stufe 2 automatisch.

Personalereignisse geplant / bestätigt

Einstellungen, Austritte, Arbeitszeitänderungen, Springer-Wechsel und Abordnungen mit Wirkungsmonat. Geplante Ereignisse tragen die Prognose, bestätigte kommen aus den Quelldaten.

Lehrgänge und Ausbilder

Fahrschul-Lehrgänge mit Laufzeit, Teilnehmern und Ausbildern, geführt in der Qualifikations- und Schulungsverwaltung, die bereits in UDM entsteht. Daraus entstehen die Fahrschul-Kennzahlen und die Ausbilder-Auslastung.

Prognose-Matrix berechnet

Die gewohnte Monatsübersicht als UDM-Ansicht: Bestände, Bewegungen, Fortschreibung und Unter-/Überbestand je Monat. Dazu Kennzahl-Karten und Verlaufsdiagramme für den schnellen Blick.

Aktive Benachrichtigung

UDM meldet sich von selbst, zum Beispiel wenn der prognostizierte Bestand eine Schwelle unterschreitet. Die Klärung von Abweichungen zwischen BF-D und P wird eine nachverfolgbare Aufgabe statt eines Zurufs.

Daten und Pflege: Was wandert wohin

Jeder Block der heutigen Excel-Datei mit zwei Pflege-Spalten: Was das Fachsystem weiter führt, und was neu in UDM lebt. Grundsatz: UDM nimmt keinem Fachsystem die Datenpflege ab. SAP bleibt führend für Personaldaten, Perdis für die Dienstplanung. UDM liest diese Daten. Erfasst wird in UDM nur, was heute allein in der Excel-Datei lebt. Wo die Verantwortung heute nicht eindeutig ist, steht das offen in der Tabelle.

liest nur lesend übernommen Erfassung neu in UDM gepflegt berechnet rechnet das System entfällt kein Gegenstück nötig zu klären offene Verantwortung

Heute in der Excel	Pflege im Fachsystem (bleibt unverändert)	Neu in UDM
Registerblatt PSDI (personenscharfe Planstellenliste)	SAP. Stammdaten, Planstellen, Beschäftigungsgrad. P pflegt wie heute. zu klärenWelche Spalten stammen direkt aus SAP, welche ergänzt P erst in der Datei (z. B. FTE-Bewertung Fahrdienst)?	liestStände je Stichtag; in Stufe 1 per Import-Assistent Nur Datei-ergänzte Angaben würden in UDM erfasst.
Perdis-Berichte (Ist-Bestand) und Bedarfsberechnung BF-D (Strab/Bus)	Perdis. Dienstplanung und Ist-Bestand. Der Bedarf entsteht in einer eigenen BF-D-Berechnung (Datei mit Maßnahmenliste). zu klärenWo lebt die Bedarfsberechnung künftig?	Erfassungin Stufe 1: die wenigen Monatswerte (Ist-Bestand, Bedarf) im Dialog, wie heute in der Datei liestab Stufe 2 direkt aus den Quellen
Registerblatt Offene Planstellen	SAP. Offene Stellen sind Teil der Planstellen-Daten.	liestund leitet ab, keine eigene Pflege
Mails zu Einstellungen und Austritten	SAP. Einstellungen, Austritte und Austrittsdaten erfasst P wie heute.	liesteingetretene Ereignisse, ab Stufe 2 per Datenvergleich Erfassungnur für Planungsannahmen, die SAP noch nicht kennt In Stufe 1 wird der Ereignis-Status noch von Hand bestätigt, Auslöser bleibt die Mitteilung von P.
Springer-, Abordnungs-, Overhead- und Arbeitszeit-Änderungen (VARIO EINGABE)	SAP. Versetzungen und Arbeitszeit pflegt P (Versetzungsmitteilung). zu klärenWerden Springer- und Overhead-Kennzeichen in SAP geführt oder nur in der Datei?	liestdie Kennzeichen aus den PSDI-Ständen Nur wenn sie allein in der Datei leben, übernimmt UDM die Erfassung.
Fahrschul-Zählzeilen + Registerblatt STRAB Lehrgänge + Ausbilder-Block	UDM. Die Qualifikations- und Schulungsverwaltung entsteht bereits in UDM. Der künftige Ort ist gesetzt.	Erfassungje Lehrgang in der Schulungsverwaltung; die Prognose liest Beginn, Ende, Teilnehmer, Ausbilder berechnetalle Zählwerte
Prognostizierte Einstellungen und Austritte (Erfahrungswerte)	keins. Reine Planungsannahme.	Erfassungals Planwerte je Monat; Regelvariante ist Klärungspunkt
Zeile „Korrekturen Perdisbestand zu P“	keins. Abstimmungsergebnis zwischen BF-D und P.	Erfassungals Korrektur-Eintrag mit Begründung
Alle Formeln: Fortschreibung, Unter-/Überbestand, Abweichung BF-D → P	keins.	berechnetkeine Pflege
Datei-Weitergabe an die Beteiligten	keins.	entfälltAnsicht mit Rechten; Excel auf Wunsch automatisch erzeugt

Der Weg dorthin: Drei Stufen

Jede Stufe ist für sich nutzbar und baut auf der vorherigen auf. Das Tempo bestimmt die DVG.

Stufe 1 · Konsolidierung

Ein gemeinsames Bild

Datenmodell, Prognose-Matrix und Erfassungsdialoge in UDM. Die PSDI-Liste kommt per Import-Assistent, mit Protokoll und Rückgängig-Funktion. Die wenigen Monatswerte aus Perdis und Bedarfsberechnung werden im Dialog erfasst, wie heute in der Datei, nur geprüft und nachvollziehbar. Ein Pilotmonat läuft parallel zur Excel, bis die Zahlen deckungsgleich sind.

Sofort startklar, ohne Abhängigkeit von Systemzugängen. Historie, Rechte und ein Stand für alle.

Stufe 2 · Automatisierung

Die Datenlogistik verschwindet

Direkte Anbindung an SAP/PSDI und Perdis. UDM übernimmt neue Stände selbstständig und erkennt Bewegungen durch Datenvergleich. Exporte, Netzlaufwerk-Dateien und Mitteilungs-Mails entfallen. Voraussetzung sind Lesezugänge zu den Quellsystemen, siehe Klärungspunkte. Automatisch heißt dabei nicht ungeprüft: Übernahmen laufen gegen Prüfregeln, Auffälligkeiten landen zur Sichtung und nicht still im Bestand. Der Umstieg passiert erst, wenn die Datenqualität des automatischen Wegs nachweislich trägt.

Tagesaktuell statt monatlich. Kein Abtippen mehr. Der größte Aufwandshebel des Konzepts.

Stufe 3 · Prozessführung

UDM führt den Prozess

Lehrgangsverwaltung, Klärungs-Workflow zwischen BF-D und P, Schwellwert-Meldungen und eingefrorene Monatsstände für den Rückblick auf die Prognosegüte. Die Bedarfsberechnung bleibt fachlich bei BF-D; ob ihr Werkzeug die heutige Datei bleibt, ist Klärungspunkt. UDM zeigt ihre Ergebnisse.

Aus dem Berichtswerkzeug wird der führende Arbeitsort für die Personalprognose im Fahrdienst.

Was in der Hand der Fachbereiche bleibt

Das Ziel ist nicht, Menschen aus dem Prozess zu nehmen. Das Ziel ist, dass die Fachleute entscheiden statt übertragen.

Planung und Annahmen

Erwartete Einstellungen, geplante Lehrgänge und begründete Einzelkorrekturen werden in schlanken Dialogen erfasst. Jede Eingabe ist validiert und nachvollziehbar.

Kontrolle über die Automatik

Automatisch erkannte Veränderungen können auf Wunsch erst nach Sichtung durch die Personalabteilung gelten. Ob mit oder ohne Freigabeschritt, entscheidet die DVG.

Klärungspunkte für den gemeinsamen Termin

Diese Fragen entscheiden über Zuschnitt und Reihenfolge. Für den Start von Stufe 1 muss nur der Personenbezug entschieden sein; alles andere lässt sich parallel klären.

Zugänge zu den Quellsystemen

SAP/PSDI: Ist ein lesender Zugriff auf die Planstellen-Sicht möglich, etwa per Datenbank oder Standardschnittstelle? Das ist der größte Einzelhebel für Stufe 2 und vor allem eine organisatorische Frage an die DVG-IT.
Perdis: Welche Zugriffswege erlaubt die Installation bei der DVG, zum Beispiel Lesezugriff auf die Datenbank oder eine Exportschnittstelle? Gegebenenfalls ist das eine Vertragsfrage mit dem Hersteller.
Übergangsweise: Der manuelle Weg aus Stufe 1 (PSDI-Import plus Monatswerte im Dialog) trägt beliebig lange, der Aufwand liegt bei Minuten pro Monat. Ein überwachter Ablage-Ordner, der Dateien automatisch als Tabellen übernimmt, ist als Ausbau der Plattform geplant, noch kein Bestand.

Datenschutz und Rollen

Personenbezug: Dürfen Namen und Personalnummern aus PSDI in UDM geführt werden, oder nur Summenwerte? Danach richtet sich das Berechtigungs- und Löschkonzept.
Wer pflegt was: Erfassen Personalabteilung und BF-D künftig direkt in UDM, jeweils mit eigener Rolle? Erst dann kann der Mail-Weg vollständig entfallen.

Fachliche Festlegungen

Geltungsbereich: Starten wir mit BF-D Fahrdienst, und welche Bereiche folgen? Bleiben Straßenbahn und Bus durchgängig getrennte Sichten?
Springer-Bewertung: Bleibt die pauschale Hälfte je Springer, oder rechnen wir mit dem tatsächlichen Beschäftigungsgrad aus den PSDI-Daten? Und: Wird das Springer-Kennzeichen in SAP geführt oder nur in der Datei?
Lehrgangsplanung: Die Qualifikations- und Schulungsverwaltung entsteht bereits in UDM. Zu klären ist der Zuschnitt für die Prognose: Genügen Beginn, Ende, Teilnehmerzahl und Ausbilder je Lehrgang?
PSDI-Spalten: Welche Spalten des PSDI-Blatts stammen direkt aus SAP, welche werden erst in der Datei ergänzt? Davon hängt ab, was UDM liest und was erfasst wird.
Bedarfsberechnung: Bleibt die BF-D-Berechnung wie heute (eigene Datei), und UDM liest das Ergebnis? Oder soll sie mittelfristig anders aufgestellt werden?
Monatslogik: Wenn Daten täglich kommen: Welcher Stichtag definiert den Monatswert, und gibt es einen ausdrücklichen Monatsabschluss?
Prognosegüte: Sollen Monatsstände eingefroren werden, damit sich Prognose und Realität rückblickend vergleichen lassen? In der heutigen Datei werden Prognosewerte überschrieben, sobald Ist-Zahlen vorliegen.
Erfahrungswerte: Wie entstehen die geplanten Einstellungs- und Austrittszahlen? Als feste Planwerte oder als Regel, etwa aus dem Durchschnitt der letzten zwölf Monate?
Sonderfälle der Datei: Einige Formeln enthalten Ausnahmen und Korrekturzeilen. Welche davon sind bewusste fachliche Regeln, welche sind Behelfe, die entfallen dürfen?

Ansprechpartner

Holger Kammerer

kammerer.it · UDM Universal Data Management